# Kosten der Unterlagenbeschaffung > **Kurz erklärt:** Kosten der Unterlagenbeschaffung entstehen im Leistungsfall für Arztberichte, Abschriften und andere Nachweise. § 31 VVG regelt nur, was der Versicherer verlangen darf (Belege nur, soweit zumutbar), nicht die Kostenfrage. Nach den unverbindlichen GDV-Musterbedingungen trägt der Anspruchserhebende die Kosten seiner Auskünfte und Nachweise, der Versicherer die Kosten seiner eigenen Untersuchungen. - Thema: [Leistungsantrag und Nachprüfung](https://www.ok-rechtsanwaelte.de/bu-lexikon/thema/leistungsfall/) - Verfasst von: [Oliver Klaus](https://www.ok-rechtsanwaelte.de/bu-lexikon/autoren/oliver-klaus/) - Stand: 03.11.2026 - Quelle: https://www.ok-rechtsanwaelte.de/bu-lexikon/kosten-der-unterlagenbeschaffung/ ## Wer trägt die Kosten für Arztberichte und andere Unterlagen? Das Gesetz sagt dazu nichts. [§ 31 Abs. 1 VVG](https://www.gesetze-im-internet.de/vvg_2008/__31.html) berechtigt den Versicherer, nach dem Versicherungsfall jede zur Feststellung erforderliche Auskunft zu verlangen, und Belege, soweit deren Beschaffung dem Versicherungsnehmer billigerweise zugemutet werden kann. Eine Regel zur Kostentragung enthält die Vorschrift nicht. Für Belege nennt das Gesetz die Zumutbarkeit als Grenze: Was unverhältnismäßig aufwendig oder teuer ist, kann nicht ohne Weiteres verlangt werden. Die Kostenfrage regeln die Bedingungen. Die unverbindlichen GDV-Musterbedingungen (Stand 21.07.2025) bestimmen in § 7 Abs. 1, dass die Auskünfte und Nachweise, die zur Feststellung der Leistungspflicht erforderlich sind, auf Kosten des Anspruchserhebenden gegeben werden müssen. Dazu zählen etwa ausführliche Berichte der behandelnden Ärzte und die Beschreibung des zuletzt ausgeübten Berufs. Was Ihr Vertrag vorsieht, steht in Ihren Bedingungen. ## Welche Kosten übernimmt der Versicherer? Nach dem GDV-Muster kann der Versicherer auf seine Kosten weitere ärztliche Untersuchungen durch von ihm beauftragte Ärzte sowie notwendige Nachweise verlangen (§ 7 Abs. 2). Bei der Nachprüfung kann er einmal jährlich eine umfassende Untersuchung verlangen, und die dabei anfallenden Kosten trägt er (§ 9 Abs. 2). Ob Fahrtkosten dazugehören, nennt das Muster nicht ausdrücklich; klären Sie das vorab schriftlich. Siehe [Untersuchung auf Verlangen des Versicherers](https://www.ok-rechtsanwaelte.de/bu-lexikon/untersuchung-auf-verlangen-des-versicherers/). Ob Ihr Versicherer darüber hinaus Kosten erstattet, etwa für Arztberichte, die er selbst anfordert, steht in den Bedingungen oder in seiner Korrespondenz. Fragen Sie schriftlich nach, bevor Sie Aufträge erteilen, und heben Sie die Antwort auf. Zum Rahmen siehe [Mitwirkungspflichten](https://www.ok-rechtsanwaelte.de/bu-lexikon/mitwirkungspflichten-im-leistungsfall/) und [Auskunftsobliegenheit](https://www.ok-rechtsanwaelte.de/bu-lexikon/auskunftsobliegenheit/). ## Wie kommen Sie an Ihre Unterlagen, und was kostet das? Gegenüber Ärzten haben Sie ein Recht auf Einsicht in die vollständige Behandlungsakte und auf Abschriften; die erste Abschrift wird unentgeltlich zur Verfügung gestellt ([§ 630g Abs. 1 BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__630g.html)). Für die Einsichtnahme verweist § 630g Abs. 1 Satz 2 BGB auf § 811 BGB, wonach Kosten und Gefahr trägt, wer die Vorlegung verlangt; soweit datenschutzrechtliche Auskunftsansprüche unentgeltlich zu erfüllen sind, steht das nach Abs. 4 Satz 2 Entgelten für die Einsichtnahme entgegen. Das kann der günstigste Weg zur [medizinischen Dokumentation](https://www.ok-rechtsanwaelte.de/bu-lexikon/medizinische-dokumentation-und-patientenakte/) sein; für einen eigens verfassten [Befundbericht](https://www.ok-rechtsanwaelte.de/bu-lexikon/befundbericht/) kommt dagegen eine gesonderte Abrechnung in Betracht. Fragen Sie vorab nach dem Betrag. Nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO stellt der Verantwortliche eine Kopie der personenbezogenen Daten zur Verfügung; für alle weiteren Kopien kann er ein angemessenes Entgelt auf Grundlage der Verwaltungskosten verlangen ([DSGVO-Text beim BfDI](https://www.bfdi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Broschueren/INFO1.pdf?__blob=publicationFile)). Im Verfahren bei der Rentenversicherung werden für das Verfahren der Behörde keine Gebühren und Auslagen erhoben ([§ 64 Abs. 1 Satz 1 SGB X](https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_10/__64.html)); die Rechnungen von Praxen regelt das nicht. ## Wo entsteht Streit über die Kosten? Streit entsteht erstens über den Umfang: Der Versicherer verlangt Berichte über lange Zeiträume und mehrere Ärzte, Sie halten das für nicht erforderlich oder nicht zumutbar. Zweitens über Doppelanforderungen, wenn Versicherer und Rentenversicherung dieselben Berichte erbitten. Drittens über Rechnungen, die der Versicherer nicht erstatten will. Sammeln Sie deshalb Quittungen und Schriftverkehr zu jedem Auftrag. Ob später Kosten als Schaden verlangt werden können, hängt vom Einzelfall ab. Ein Privatgutachten ist eine eigene Frage; siehe [Privatgutachten](https://www.ok-rechtsanwaelte.de/bu-lexikon/privatgutachten/) und [Kosten von Gutachten im Prozess](https://www.ok-rechtsanwaelte.de/bu-lexikon/kosten-von-gutachten-im-prozess/). ## Aus der Praxis Ein Softwareentwickler, 41, soll für den Leistungsantrag Berichte von zwei Fachärzten und seiner Hausärztin beibringen. Er fragt vorab bei jeder Praxis nach den Kosten und bittet den Versicherer schriftlich mitzuteilen, ob dieser die Berichte selbst anfordert und bezahlt. Die Behandlungsakten lässt er sich nach § 630g BGB kopieren; die erste Abschrift ist unentgeltlich. Alle Rechnungen und Antworten heftet er ab. Ob und was der Versicherer erstattet, entscheiden die Bedingungen und der Einzelfall. ## Das Wichtigste in Kürze - § 31 Abs. 1 VVG erlaubt Auskünfte und Belege, soweit zumutbar, regelt aber nicht, wer die Kosten trägt. - Das GDV-Muster lässt Auskünfte und Nachweise auf Kosten des Anspruchserhebenden geben (§ 7 Abs. 1), Untersuchungen durch vom Versicherer beauftragte Ärzte auf Kosten des Versicherers (§ 7 Abs. 2, § 9 Abs. 2). - Die erste Abschrift der Behandlungsakte ist unentgeltlich (§ 630g Abs. 1 Satz 4 BGB); die erste Datenkopie nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO ebenfalls. - Klären Sie Kostenfragen vor Aufträgen schriftlich und heben Sie Rechnungen und Antworten auf. ## Häufige Fragen ### Muss ich die Arztberichte für die BU-Rente selbst bezahlen? Nach dem GDV-Muster müssen Auskünfte und Nachweise, darunter ausführliche Arztberichte, auf Kosten des Anspruchserhebenden gegeben werden (§ 7 Abs. 1). Ob das in Ihrem Vertrag genauso steht oder Ihr Versicherer Kosten erstattet, ergibt sich aus Ihren Bedingungen. Das Gesetz regelt die Kostentragung in § 31 VVG nicht. ### Zahlt die BU-Versicherung die Kosten für Arztberichte? Das hängt von Ihren Bedingungen und vom Verhalten Ihres Versicherers ab. Im Muster trägt der Anspruchserhebende die Kosten seiner Nachweise, der Versicherer die Kosten eigener Untersuchungen. Fordert der Versicherer Berichte selbst an, fragen Sie vorher schriftlich, wer zahlt. Eine pauschale Erstattungspflicht ergibt sich aus dem Gesetz nicht. ### Darf die Arztpraxis Geld für die Kopie meiner Patientenakte verlangen? Für die erste Abschrift nicht: Sie wird unentgeltlich zur Verfügung gestellt (§ 630g Abs. 1 Satz 4 BGB). Ein eigens verfasster ausführlicher Bericht ist etwas anderes als eine Kopie; dafür kommt eine gesonderte Abrechnung in Betracht. Fragen Sie vorab, was die Praxis dafür verlangt, und halten Sie die Antwort schriftlich fest. ### Wer bezahlt das Gutachten, das der Versicherer anordnet? Nach dem GDV-Muster der Versicherer: Er kann weitere ärztliche Untersuchungen durch von ihm beauftragte Ärzte auf seine Kosten verlangen (§ 7 Abs. 2), und bei der Nachprüfung trägt er die Kosten der jährlichen Untersuchung (§ 9 Abs. 2). Maßgeblich sind Ihre Bedingungen. Ob Fahrtkosten erstattet werden, klären Sie vor dem Termin. ### Wer trägt die Fahrtkosten zu einer Untersuchung? Das Muster spricht von den Kosten der Untersuchung, nennt Fahrtkosten aber nicht ausdrücklich. Ob sie erstattet werden, hängt von Ihren Bedingungen und von der Handhabung des Versicherers ab. Fragen Sie vor dem Termin schriftlich nach, belegen Sie Ihre Auslagen und bewahren Sie Fahrkarten und Rechnungen auf, um sie später geltend machen zu können. ### Was ist zumutbar bei der Beschaffung von Belegen? Der Versicherer kann Belege nur verlangen, soweit sie dem Versicherungsnehmer billigerweise zugemutet werden können (§ 31 Abs. 1 Satz 2 VVG). Einen Betrag nennt das Gesetz nicht. Ob Aufwand und Kosten zumutbar sind, hängt vom Einzelfall ab, etwa davon, wie schwer die Unterlagen zu erlangen sind und wie wichtig sie für die Leistungsprüfung sind. ### Kann ich meine Unterlagen kostenlos bei der Krankenkasse oder dem Versicherer erhalten? Nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO stellt der Verantwortliche eine Kopie der personenbezogenen Daten zur Verfügung; für weitere Kopien kann er ein angemessenes Entgelt auf Grundlage der Verwaltungskosten verlangen. Ob das den gewünschten Umfang abdeckt, hängt von den Daten ab. Stellen Sie den Antrag schriftlich und nennen Sie Ihre Kontaktdaten. ### Muss ich bei der Rentenversicherung für Unterlagen zahlen? Für das Verfahren bei den Behörden nach dem Sozialgesetzbuch werden keine Gebühren und Auslagen erhoben (§ 64 Abs. 1 Satz 1 SGB X). Das betrifft die Behörde. Rechnungen von Ärzten für Berichte, die Sie selbst beibringen, regelt die Vorschrift nicht. Fragen Sie die Rentenversicherung, welche Berichte sie selbst anfordert, bevor Sie eigene Aufträge erteilen. ### Kann ich die Kosten eines Privatgutachtens vom Versicherer zurückverlangen? Das ist eine eigene, einzelfallabhängige Frage, die von Verfahren, Bedingungen und Rechtsprechung abhängt. Die Kosten eines Privatgutachtens gehören nicht ohne Weiteres zu den Kosten der Unterlagenbeschaffung im Antragsverfahren. Klären Sie vor der Beauftragung schriftlich mit dem Versicherer und rechtlich, ob eine Erstattung in Betracht kommt. ### Wie dokumentiere ich die Kosten richtig? Bewahren Sie Rechnungen, Quittungen, Aufträge und den Schriftverkehr zu jedem Bericht auf, am besten geordnet nach Datum und Empfänger. Notieren Sie, wer den Bericht angefordert hat und mit welcher Begründung. So können Sie später belegen, welche Kosten wegen des Verfahrens entstanden sind, falls es zu Streit über eine Erstattung kommt. ## Quellen 1. [§ 31 VVG Auskunftspflicht des Versicherungsnehmers](https://www.gesetze-im-internet.de/vvg_2008/__31.html), Bundesamt für Justiz, abgerufen am 03.11.2026 2. [GDV Allgemeine Bedingungen für die Berufsunfähigkeitsversicherung (Muster, unverbindlich, Stand 21.07.2025)](https://www.gdv.de/resource/blob/6326/43afd7c4e9d11e5275109fa05bc1c4d9/01-allgemeine-bedingungen-fur-die-berufsunfahigkeits-versicherung-0-pdf-data.pdf), Gesamtverband der Versicherer, abgerufen am 03.11.2026 3. [§ 630g BGB Einsichtnahme in die Behandlungsakte (erste Abschrift unentgeltlich, Abs. 1)](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__630g.html), Bundesamt für Justiz, abgerufen am 03.11.2026 4. [BfDI: DSGVO und BDSG, Texte und Erläuterungen (Art. 15 Abs. 3 DSGVO)](https://www.bfdi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Broschueren/INFO1.pdf?__blob=publicationFile), Bundesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, abgerufen am 03.11.2026 5. [§ 64 SGB X Kostenfreiheit](https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_10/__64.html), Bundesamt für Justiz, abgerufen am 03.11.2026 ## Verwandte Begriffe - [Mitwirkungspflichten im Leistungsfall](https://www.ok-rechtsanwaelte.de/bu-lexikon/mitwirkungspflichten-im-leistungsfall/) - [Befundbericht](https://www.ok-rechtsanwaelte.de/bu-lexikon/befundbericht/) - [Medizinische Dokumentation und Patientenakte](https://www.ok-rechtsanwaelte.de/bu-lexikon/medizinische-dokumentation-und-patientenakte/) - [Privatgutachten](https://www.ok-rechtsanwaelte.de/bu-lexikon/privatgutachten/) - [Kosten von Gutachten im Prozess](https://www.ok-rechtsanwaelte.de/bu-lexikon/kosten-von-gutachten-im-prozess/) - [Ärztliches Attest](https://www.ok-rechtsanwaelte.de/bu-lexikon/aerztliches-attest/) > Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine anwaltliche Beratung im Einzelfall. Ob und wie die beschriebenen Regeln in Ihrem Fall greifen, hängt von Ihrem Vertrag, Ihren Versicherungsbedingungen und Ihrer gesundheitlichen Situation ab.